Versorgungsunternehmen und andere große Dienstleistungsorganisationen – z. B. in den Bereichen Energie, Kommunikation, Wasser, Verkehr – verfügen in der Regel über Regulierungsbehörden, die für die Bearbeitung ungelöster Beschwerden über die von ihnen beaufsichtigten Anbieter zuständig sind. In dieser Phase benötigen Sie klare Aufzeichnungen über alles, was passiert ist. Gute Beschwerdebriefe mit den oben genannten Merkmalen führen tendenziell zu besseren Ergebnissen: Verwenden Sie einen höflichen, verständnisvollen Ton. Streiten Sie nicht. Auch wenn Sie mit der Beschwerde nicht einverstanden sind und nichts dagegen tun können, wird eine rücksichtsvoll reagierende Oft helfen, einen irate Kunden zu beruhigen. In der betreffenden Organisation benötigen Sie irgendwann jemanden, der eine Vorgehensweise als Antwort auf Ihr Schreiben entscheidet, das Ihre Beschwerde löst. Bei jeder Beschwerde von angemessener Bedeutung erfordert die Lösung in der Regel eine Person, die organisatorische Ressourcen oder Kosten übernimmt.

Wenn Menschen Ressourcen oder Kosten übernehmen, muss es eine angemessene Rechenschaftspflicht und Rechtfertigung geben. Dies liegt in der Regel daran, dass Organisationen aller Art darauf ausgerichtet sind, eine Kapitalrendite zu erzielen. Die Lösung Ihrer Beschwerde wird mit Kosten oder « Investitionen » in irgendeiner Art verbunden sein, so klein sie auch sein können, was gerechtfertigt werden muss. Wenn es keine ausreichende Rechtfertigung gibt, können die zur Lösung des Problems erforderlichen Investitionen nicht getätigt werden. Stellen Sie also sicher, dass Sie die relevanten Fakten, Daten, Namen und Details klar angeben. Stellen Sie sicher, dass Sie alle notwendigen Fakten einschließen, die rechtfertigen, warum Ihre Beschwerde gelöst werden sollte (entsprechend Ihrem Vorschlag, vorausgesetzt, Sie machen eine). Yahoo! traf in seinem Antwortschreiben jeden kritischen Punkt. Die Verwendung von Humor funktioniert oft Wunder, wenn Ihr Brief an eine ältere Person ist. Humor löst Konflikte auf und erregt sofort Aufmerksamkeit, weil er anders ist.

Ein bisschen Humor in einem Beschwerdebrief schafft auch einen freundlichen, intelligenten und kooperativen Eindruck. Senioren, die mit Beschwerden zu tun haben, reagieren eher auf persönlicher als auf verfahrenstechnischer Ebene, wie bei Dencustomer Services. Wenn Sie jemandes Tag erhellen, indem Sie ein Lächeln heben, besteht eine gute Chance, dass Ihr Brief eine günstige Behandlung erhält. Produktrücksendungen für Geschäftliche Reklamationen werden zunächst durch die Verkaufsbedingungen des Lieferanten abgedeckt.